「理事長への道」を自身の経歴と5つのポイントから考えてみた Vol.2

今週は5つのポイントに絞ります!

こんにちは!周南青年会議所 理事長の河村です。

先週に引き続き「理事長への道」シリーズということで、想いをつづらせていただきます。(どこにどう需要があるのかわかりませんが、、、笑)

先週は私の青年会議所内での略歴を中心に書かせていただきました(「理事長への道」を自身の経歴と5つのポイントから考えてみた Vol.1)ので、今週はその中でもこれが大切!という5つのポイントについてお伝えします。 テストに出るのでしっかりと覚えてくださいね! 

 

1.例会に出席する

私たちの会の定款にも書かれていることですが、毎月行われる例会(メンバーが集まって活動方針について確認をするための会合)に出席することは会員の「義務」です。大体毎月5日、周南もしくは下松市内で開催、と決まっているので、どんなに仕事が忙しくても日程を合わせてスーツ等の正装に着替えて、参加しなければなりません。

こういった「意識してみんなが時間をつかうこと」の感覚は非常に大切で、会の運営に良い意味での緊張感をもたらすと同時に、1か月ぶりに会えるメンバーも少なくないことからとても充実した時間だと思います。

例会はおおむね19時からの2時間。21時には終了してその後メンバーが委員会等に分かれて懇親会をしたりして、自分たちの委員会事業に向けてチームビルディングにいそしみます。

ですが、先週書かせていただいたとおり、私自身入会1~2年目の時には出席できる時だけ参加をしていました。例会の重要性や役割について認識ができてなかったのはもちろんのこと、自分自身に会への参画意識が低かったのだと思います。

「例会参加は会員の義務」ですので私を預かった委員長さんは毎回のように私に声がけをしてくださり、3年目からはほぼ全部の例会に出席していますし、欠席した場合も、「アテンダンス」といって他の青年会議所の例会や公式行事に出席することで例会に出席したことにしてもらえる仕組みを活用してきました。

例会運営は毎月担当委員会が決まっており、その時ごとに実施される内容が変わってきます。

何事もそうですが、「自分が運営する立場なのか?受け身で臨む立場なのか?」によって時間の感じ方は大きく変わってきます。

最初は受け身だけで臨んでいた例会も、

「自分が運営したらこうするのに!」「もっとこうしたらよくなる!」 など

 だんだんと自分事として考えることができるようになり 、すごく勉強になります。

例会の様子

2.委員会活動を頑張る

先ほど例会参加は会員の義務、そして例会後も自分の所属している委員会活動のために例会後懇親を図る、とお伝えしました。

そうです。青年会議所活動の醍醐味はなんといっても「委員会活動」です。

今思い出しても自分が委員会に属させてもらった4年間が一番楽しい時間を過ごさせてもらったように思います。

委員会を束ねる委員長はその年の運営の「主役=メインキャスト」であり、委員長をささえる委員会メンバーは「名脇役=サブキャスト」だからです。

自分たちが舞台にたって演じるのは楽しいのと同じで、委員会活動はまさに表舞台。

委員長になっても、副委員長になっても、幹事になっても、委員会メンバーになっても、何があっても(時にはつらいことがあっても)結果楽しいのが委員会なんです。

 青年会議所活動の役割のひとつに「ひとづくり」がありますが、ひとが本質的につくられるのは「成功と失敗」をしたときだと思います。 

みんなからの会費を預かって活動していますから、適当なことはできませんが、その年その年の委員長=主役が思い思いに活動し、多くの成功と失敗を繰り返す、まさにその現場が委員会にあります。

ですから一番勉強になる場面の多い委員会活動を頑張る、ということはそのまま自分自身の成長になって跳ね返ってくると思っています。

2019年度の事業の様子。あの時の委員会もたのしかったなぁ・・・

3.オファーを断らない

振り返ってみると私は青年会議所活動の中でいただいたオファーを断ったことがありません。

正確にいうと「断れなかった」ですが・・・笑

先輩から圧をかけられた、とかではなく、断るのが苦手なんです。

だからというわけではありませんが、「自分がなぜ今ここにいなければいけないのか?」がよくわからない諸会合にはたくさん出席してきましたし、役を受けるまでには三顧の礼をもって接していただいているのに、役をうけた瞬間にすごい量の仕事を振られる、という経験もしてきました。

ちょっと理不尽な感じもしますが、実際に役をやってみて思ったことは2つ。

A.全部自分自身の血肉として活かせる、すくなくとも活かしていける経験だった、ということ

B.青年会議所活動のみならず自分より社会のために活動している人は山のようにいる、ということ

の2つです。

Aは私が楽観的なのでそう思うだけかもしれません。確かにその時間を自分の仕事に充てられたら、と思うこともありますが、無駄だとおもった時間からできた友情は生涯にわたる財産ですし、 自身の仕事の中ではなかなか経験ができない大きな会議や式典運営に関われたことはとても良い学びになりました。 

Bについてはまさに上には上がいる、という言葉そのものですね。

自分の仕事もしっかりとこなしながら、諸活動にあたっているまさにエリートをたくさんこの目で見てきました。

 自分自身がまだまだできる、こんな程度で満足していてはだめだ、と思える人 に直接会って話せるのはすごく刺激的でした。

 

4.議案書に向き合う

青年会議所活動の中の大きな壁。議案書。

本来こういった書類作成ごとは苦手な方ではないのですが、議案書には苦しめられました。(議案書とは自分の担当している事業について、理事会で説明し、承認を得るために使う書類のことです)

なぜなら議案書という決まったフォーマットに対し、 長年検討を重ねてこられた熟年者に自分の書いた書類をチェックされるからです。  というよりボコボコにされます(笑)

自分が「完璧だ!」と思って出した書類でも、相手には書いた意図や想いが全然伝わらない、というのはよくある話ですし、PLAN A、PLAN Bなど、事業がさまざまな不測の事態に陥っても運営に問題がないようにあらかじめシュミレーションし、それを書類にしておく、というのは本当に大変な作業です。

理事長となって今でも議案書の見方や考え方という面では力不足を感じる場面も多くありますし、とにかくこの「議案書を理事会にかける」というプロセスが青年会議所活動の真骨頂だな、と思わされる場面が何度もありました。

同じ内容を書くのでも、

あらかじめ理事長をはじめとする他の役員・理事に対して電話等で相談をしておく

予算の使い方等に不備がないか、事務局長に確認しておく

できる限り大きな修正がないように、予測される質問について応えることのできる添付資料を作成しておく

など、 議案書に立ち向かうことで組織運営に欠かせない要点を学ぶことができます。 

私自身としては「とにかく数をこなすこと。また必ずチェックをすべき項目についてあらかじめ一覧表をつくっておくこと」が立ち向かうコツだと思っています。

WEB会議なら議案書はなおさら大事です!

5.「できないこと」に立ち向かう

議案書もそうですが大きな事業を実施しようと思えば思うほど、自分では対応できない事柄が増えてきます。

その時にやってしまいがちなのが、「てぶる」こと。

つまり放置ですね笑。

こうしたことに直面した時に一番ポイントとなるのは逃げないことだと思います。

自分にできないことと、会や委員会として執行できないこと、は違います。

自分にできなのなら、頭を下げてできるメンバーに頼むか、予算を組んでプロに頼めばいいんです。

 自分にはできないことだけど、どうしてもを実現しなければいけない、という覚悟があれば、何かしら糸口がつかめてきます。 

そうやってどう考えても無理かなぁと思うことが実現される様子を青年会議所活動の中で何度も目にしてきました。

そうした困難に立ち向かえる、解決できる人材は青年会議所のみならず様々な場面で活躍できますよね。

 

そして一番大切なこと。「できる範囲で、最大限やる」

以上のように、5つのポイントをご紹介しましたが、 その中でも一番大切なのは「今できる最大限」なのだと思います。 

当たり前ですが、理事長になること自体が会の中での活動目的にはなりえませんし、きっとそんな人は理事長には選ばれないと思います。

理事長=その年の運営の最高責任者だと定義するならば、理事長に求められることは「あの人がいれば最終的には大丈夫と思ってもらえる信頼感」なのかもしれません。

そして人の信頼は一時だけ目立つことや、派手さという魅力の部分だけでなく、継続的な努力によって培われることは疑いようがないことだと思います。

周南青年会議所には自分の存在感を全く外に出さずに、会のために自分のできる範囲で、最大限活動してくれているメンバーがたくさんいます。

 そうした人がもっともっと日の目を見て、様々な役職を担う、そんな会が私の理想です。 

自分自身ももっとできることがあると思います。自戒の念も込めて、最後のポイントとして挙げさせていただきます!

長文へのおつきあいありがとうございました!

以上、理事長への道シリーズいかがだったでしょうか?文字数は3000を超え、あまり意味のない、とらえどころのない読み物になってしまったかもしれませんが、この文章が誰かの心に響き、会や地域の発展につなげることを祈念して筆をおかせていただきます。

長文へのお付き合いありがとうございました!

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